導入
メールボックスが溜まりすぎて無料ストレージ（15GB分）が埋まってしまったため、重い腰を上げて整理してみた。
ズルズルと100件程度消しては放置、を繰り返していたが、数日で「ストレージがほぼいっぱいです」と警告文が出るため、重い腰を上げて作業することにした。
少しでも効率良く捌けるように工夫した内容をメモする。
目的
15GB分、約13万件のメールの中から不要なメールを削除し、空き容量を確保する
作業時間
不明…6時間ぐらいやってやっとコツを掴んだ。
四万件削除して、ストレージの空きも8GBほど出来た。
作業内容
①PCを用意して、PC用Outlookソフトで作業を行う。
スマホでは一括選択して削除が難しいため効率が悪い。
今回は手持ちのWindows11搭載パソコンで、最初からインストールされているOutlookで作業を行った。
②メールのサイズが大きい順に並べ替える
画面やや左、受信トレイの並べ替えで「サイズが大きい順」→「上から」に変更
単品で1件ずつ消すのも一つの方法であるが、効率が悪いため、サイズの大きいメールを複数送ってくる差出人アドレスを見つけることが最優先。
その際、消したくないメールは保護するなりアーカイブに移動するなりしていく。
③不要なメルマガは配信停止する
どうせ読まないメルマガや広告はここで止めておく。
アドレスを受信拒否にしてしまうと重要な内容（サービス変更など）が届かなくなってしまうため推奨しない。
ほとんどのメルマガはメールの下部に配信停止のリンクがあるはずなので、探して設定変更しておく。
楽天系列であれば一括停止することができる
楽天（rakuten.co.jp）にアクセス→右側にあるログインをクリックし、ログイン→サイト下部の「楽天市場ガイド」の項目下部に「楽天のメルマガを停止」をクリック→登録中のメルマガが一覧されるのでいらないものを消していく。最後に「確定」「設定を変更する」を忘れずにクリックすること。なぜかこのあとのアンケートを答えたらメルマガが復活していたためやらなくて良い。
いらないサービスであれば解約する。
④サイズが大きいメールのアドレスで検索をかける
メール内に配信停止のリンクがあるはずなので、設定変更しておく。
Outlookソフト上部の検索窓にメアドをコピー
→三本線（フィルター）をクリックし、検索対象をすべてのフォルダーから受信トレイに変更する→差出人の項目にメールアドレスを貼り付ける→検索をクリック
⑤メールを一括削除する
「すべて」の項目をチェックし、その少し上の「すべて削除」をクリック→「◯件のアイテムを削除」のウインドウの「OK」をクリックする
最初は75件のみ選択できるが、スクロールを繰り返すと一度に1000件まで選択することが可能。
ただし、一度に1000件削除を行うと動作が不安定になり、ソフトが固まってその後の作業が進まなくなることがある。
そのためスクロールはほどほどに、500件ほどずつ選択→削除を繰り返すことをおすすめする。
⑥検索と削除を繰り返す
検索窓の横の虫メガネをクリックすると新たな75件が出てくるので、すべてをクリックし選択→すべて削除を繰り返す。
受信トレイから削除されるまで少しラグが発生（体感30秒ほど）するため、検索結果のメールに「削除済みアイテム」が出てくる場合はもう一度虫メガネをクリックして更新する
⑦ゴミ箱を空にする
ある程度作業が落ち着いたらゴミ箱の中身を削除する。
完全に削除すると間違えて削除したメールを復旧することができなくなるため、不要不急であればすぐに削除しないほうが良い。
しかし、完全に削除しないとストレージの空きが確保できないため、今回は作業終了時にすぐ削除した。
約二万件を削除したため、やはりソフトがフリーズ。その後は動作しなくなってしまった。
スマホで確認するとストレージの空き容量が確保されていたため作業は無事終了した模様。
補足
今回は目的を「ストレージの確保」としたため、メールサイズの大きさでソートをかけた。
もし「メール件数を減らす」ことが目的であれば古い順にソートをかけ、昔から購読しているメルマガを削除するほうがよい。
私の場合、15年前に登録したポイントサイトからのメールが一番多かったようで2000件近く削除することができた。
反省
少し下調べしてたから作業に取り掛かったが、ドンピシャで私が求めている作業は見つからなかったため、効率の良い方法を見つけるまでかなり時間がかかってしまった。
特に「スクロールすると75件以上選択→削除出来る」と気付いてからは作業があっという間に進んだ。
また、ゴールを明確に決めなかったので、終わり際が定まらず、せっかくの平日休みに朝から夜まで作業していたため右手首が痛くなった。キリがないため、ゴールを明確にすべきであった。
課題
今後はメールができるだけ溜まらないように工夫すること、具体的にはメールボックスで分類する、不要なメールを止める、確認が必要なメールを取りこぼさないようにする、などが課題である。
以前大事なメールを見逃し、Facebookを乗っ取られた苦い過去がある。
気づいたのが遅く、取り返すことができなかった。正確には過去ではなく現在進行系だ。
また、今回も数万件のメールの中に重要なお知らせメールが紛れてしまい削除してしまった可能性はゼロではない。
出来るだけ重要なメールがないはずのフリーサービスや宣伝メールを厳選したつもりであるが、確実な方法を見つけられたわけではないため、今後の課題となる可能性がある。
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